Home, sweet Homeoffice

Tipps aus der Praxis für das Arbeiten von zu Hause

Die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, ist heute für viele Menschen der Inbegriff von Fortschritt und Freiheit. Immerhin bietet die fortschreitende Digitalisierung immer mehr Werkzeuge, die es Mitarbeitern – zumindest aus technischer Sicht – erlauben, ihre Arbeit jederzeit und überall auf der Welt zu erledigen.

Mit den von der Bundesregierung ergriffenen Maßnahmen zum Schutz vor dem Corona-Virus (COVID-19) wird aus dieser stillen Sehnsucht für viele Menschen von heute auf morgen plötzlich Wirklichkeit. Und mit ihr alle Vor-, aber auch Nachteile, die diese Arbeitsform mit sich bringt.

Als Büroexperten ist das Arbeiten von zu Hause für uns bei feco längst gängige Praxis. Doch Schulschließungen und Social Distancing sind auch für uns eine neue Herausforderung und erfordern kreative Lösungen. Wir zeigen, mit welchen Tipps und Tricks wir die Arbeit im Homeoffice jetzt meistern!

Homeoffice ohne Office?

Die erste Herausforderung in Sachen Heimarbeit: der Arbeitsplatz. Was, wenn in den eigenen vier Wänden kein Büro eingerichtet und auch kein Platz dafür vorgesehen ist?

Die Grundausstattung fürs Arbeiten im Homeoffice ist überschaubar: Bildschirm, Tastatur, Maus, Laptop. Um loslegen zu können, fehlen nur noch ein Tisch und ein Stuhl. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Schreibtisch handelt. Auch der Esstisch, der Wohnzimmertisch, sogar ein Schrank kann zum Schreibtisch umfunktioniert werden. Vielleicht nicht ergonomisch optimal, aber funktional.

Egal, wo man sich seinen Arbeitsplatz letztlich einrichtet, wichtig ist, dass jedes Familienmitglied darüber Bescheid weiß, dass und wann dort gearbeitet wird – selbst wenn man nur auf dem Sofa sitzt und liest. Klare Regeln helfen allen, eine neue Routine zu entwickeln. Das gilt insbesondere dann, wenn auch Kinder zu Hause sind.

Um trotz der räumlichen Umstellung möglichst produktiv arbeiten zu können, hat es sich bewährt, an den Abläufen eines normalen Büro-Arbeitstages festzuhalten: morgens zur gewohnten Zeit aufstehen, sich wie für einen normalen Bürotag richten, die Pausenzeiten und den Feierabend einhalten.

Unser Tipp für den neuen Alltag mit schulpflichtigen Kindern: Stellen Sie einen Plan auf, der die Zeiten für Arbeit, Lernen, Spielen und Pausen genau festlegt. Lassen Sie auch Ihre Kollegen wissen, wann Sie erreichbar sind und wann nicht. Das schafft Transparenz und Struktur.

Hilfe, ich kann mich nicht konzentrieren!

Um störungsfrei, konzentriert und still arbeiten zu können, brauchen wir Orte zum Ankern, jenseits des Trubels. Solche Rückzugsmöglichkeiten kann auch das Homeoffice in unserer vertrauten Umgebung bieten. Doch gerade hier lauern auch jede Menge Ablenkungen: das schmutzige Geschirr in der Küche, die lauten Nachbarn nebenan oder auch die eigenen Kinder.

Als wirksames Mittel gegen Ablenkung hat sich Abgrenzung erwiesen. Setzen Sie sich bewusst mit dem Rücken zum Raum, sodass der Blick auf den Bildschirm oder nach draußen gerichtet ist. So schafft man optische Abgrenzung und vermeidet, sich von herumliegenden Sachen ablenken zu lassen. Wer nicht einfach die Tür schließen kann, für den lohnt sich außerdem die Anschaffung von Kopfhörern mit Geräuschunterdrückung zur akustischen Abgrenzung.

Doch nicht alle Ablenkungen lassen sich mit solch einfachen Tricks abschalten. Wenn der Arbeitsrhythmus etwa durch die eigenen Kinder immer wieder unterbrochen wird, fällt fokussiertes Arbeiten schwer. Unser Tipp: Versuchen Sie auch kreative Lösungen – etwa Online-Kinderbetreuung durch die Großeltern per Videotelefonie, damit Sie arbeiten können.

Eine produktive Arbeitsumgebung bietet außerdem Raum für all die verschiedenen Anforderungen, die agiles Arbeiten heute an uns stellt: Meetings, Konzentration, Team, Kommunikation und Inspiration. Wir sprechen von den „fünf Raumzonen“. Im Homeoffice sind diese Idealbedingungen natürlich nur schwer umsetzbar. Dennoch geben sie Orientierung bei der Gestaltung des Arbeitsalltags.

Der Tisch hat nicht die richtige Höhe, der Stuhl ist auf Dauer unbequem? Vor allem, wenn der Heimarbeitsplatz nicht ergonomisch eingerichtet werden kann, ist es ratsam, die Arbeitshaltung und den Arbeitsort je nach Tätigkeit regelmäßig bewusst zu wechseln: E-Mails kann man auch auf dem Sofa oder auf einem Hocker schreiben. Oder man setzt sich eine Zeit lang in die Küche und trinkt nebenher einen Kaffee. Das schafft Abwechslung und aktiviert Körper und Gehirn.

Motivation und Kommunikation

Erfolgreiche Digitalisierung wird in Zukunft einer der zentralen Wettbewerbsvorteile für Unternehmen sein. Kreativität aber bleibt die zutiefst menschliche Eigenschaft, die Freiräume zur Entfaltung braucht. Das gilt auch fürs Homeoffice. Oft helfen hier schon Kleinigkeiten, um die Motivation und Kreativität anzuregen und so Raum für Wissen und neue Ideen zu schaffen.

Studien zeigen, dass Freude produktiver macht. Schaffen Sie sich in Ihrem neuen Umfeld also kleine Highlights, die Sie zum Lächeln bringen. Trinken Sie zum Beispiel Ihren Kaffee morgens auf dem Balkon und genießen Sie die ersten richtigen Sonnenstrahlen dieses Jahres. Gestalten Sie außerdem Ihr Arbeitsumfeld optisch ansprechend, indem Sie sich Ihre Lieblingspflanzen oder ein paar nette Accessoires an den Platz stellen.

Auch wenn Sie Ihr Büro gerade nicht miteinander teilen, sollten Sie außerdem so gut es geht Normalbedingungen schaffen, was die Kommunikation mit Ihren Kollegen betrifft. Denn wer über längere Zeit hinweg isoliert vor sich hinarbeitet, verfällt leicht in eine Art Silodenken. Das lässt sich vermeiden, indem Sie über unterschiedliche Tools Kontakt halten.

Tägliche virtuelle Teammeetings, Gruppenchats, aber auch informellere Gespräche, zum Beispiel eine Verabredung zum Videocall für die gemeinsame Kaffeepause, stärken den Zusammenhalt im Team. Wird es trotzdem mal zu ruhig, kann man bei geöffnetem Fenster arbeiten, Musik oder ein Hörbuch hören.

Der virtuelle Kontakt zur Außenwelt

All diese Maßnahmen können eines jedoch nicht überwinden: die physische Trennung von Kolleginnen und Kollegen. Je mehr digitale Tools uns umgeben, desto mehr steigt unser Wunsch nach menschlicher Zuwendung. Das gilt besonders angesichts der aktuell notwendigen sozialen Isolation. Umso wertvoller wird der virtuelle Kontakt, vor allem per Videotelefonie.

Während Telefonkonferenzen dazu verleiten, parallel noch andere Aufgaben zu bearbeiten oder gedanklich abzuschweifen, verringert Videotelefonie die Distanz zueinander, indem sie Mimik und Körpersprache sichtbar macht. Das reduziert nicht nur Missverständnisse, sondern erhöht auch die Effizienz des Gesprächs und schafft die Nähe, die uns aktuell fehlt.

Damit Videokonferenzen nicht nur inhaltlich, sondern auch technisch Erfolg haben, sollte der Hintergrund möglichst neutral sein, zum Beispiel eine weiße oder graue Wand. Auch auf das richtige Licht kommt es an: Der Raum sollte gut ausgeleuchtet sein oder man setzt sich in die Nähe eines Fensters. Dabei ist zu beachten, dass je nach Lichtverhältnissen nicht nur eine Gesichtshälfte angeleuchtet wird. Zudem empfiehlt es sich, dass man mit genügend Abstand zur Kamera sitzt, sodass nicht nur der Kopf zu sehen ist.

Veränderungen brauchen Zeit

In einer sich wandelnden Arbeitswelt ist Komplexität und Unvorhersehbarkeit die große Herausforderung – das zeigt die aktuelle Corona-Krise deutlich. Diese Situation hat uns alle überrascht und bei allen Tipps und Tricks braucht es erst einmal Zeit, sich damit zurechtzufinden und neue Routinen zu entwickeln. Ein Patentrezept gibt es hierfür nicht.

Ähnlich einer Wellenbewegung brauchen wir im Homeoffice den Austausch mit Kollegen, aber auch Zeit für Rückzug und konzentriertes (Er-)Arbeiten, um uns dann mit den Ergebnissen und Ideen wieder mit dem Team auszutauschen und Zugehörigkeit zu erfahren. Vor allen Dingen braucht es am Anfang aber Geduld mit sich selbst, dem privaten Umfeld und den Kolleginnen und Kollegen, die ebenfalls erst ihren eigenen Weg finden müssen.

Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen für Ihre Zeit im Homeoffice und möchten Sie dazu ermutigen, kreativ zu werden. Sie brauchen einen konkreten Rat für Ihr Büro zu Hause?

Schauen Sie in unserem Online-Shop vorbei oder nehmen Sie gerne jederzeit Kontakt zu uns auf! Wir sind auch im Homeoffice für Sie da.